Como ter mais Tempo?

Primeiro gostaria de esclarecer uma coisa: se você acha que está tudo muito bem com sua organização do tempo não continue lendo, não vai te fazer bem!

Afinal, se vamos falar sobre uso do tempo, não queremos gastar seu tempo a toa. Contudo, se você acha que precisa se organizar melhor para ter tempo para uma série de coisas que você nunca consegue realizar, aqui você vai conseguir dicas valiosíssimas! Vamos nessa?

Provavelmente você já se pegou fazendo a seguinte reflexão:

Antes eu tinha tempo para tarefas comuns como cuidar da casa, visitar um parente, estudar e até mesmo praticar uma atividade física. Agora estou com o tempo completamente curto, parece que acordo, faço algumas coisas e já está na hora de dormir novamente e mal fiz tudo o que queria ou planejei, isso quando não sou obrigado a dormir cada vez menos! 

Tem sido cada vez mais frequente questionamentos como:

• Como fazemos para lidar com esse mundo cada vez mais louco?
• O que fazer com a enxurrada de coisas urgentes e importantes surgindo a todo momento?
• Como lidar com cada vez mais pessoas exigindo algo de nós, seja uma tarefa de trabalho, seja uma visita, aprender algo novo, fazer exercício físico, cuidar de filhos, lutar para manter o emprego?

… UFA! Temos cada vez mais coisas para cuidar, pensar, olhar e se dedicar!

Neste artigo irei te ajudar a se organizar melhor e otimizar seu tempo, de modo que não se distraia tanto com coisas que não são tão importantes e resolver aquelas que parecem urgentes de forma mais prática!

Acredite, é possível! Você pode aprender como ter mais tempo disponível. Seu dia tem 24 horas, exatamente o mesmo tempo que as pessoas mais produtivas que você conhece tem!

Primeiro, vamos entender porque estamos sem tempo!

No mundo tão globalizado, informatizado e tecnológico, as opções de entretenimento estão cada vez mais vastas, dinâmicas, divertidas e até mesmo viciantes.

A concorrência entre os aplicativos, sites, canais e empresas é grande e a briga para te conquistar é quase sangrenta! Então não se culpe tanto, todos nós somos vítimas e até mesmo as pessoas altamente produtivas às vezes tem dificuldades em lidar com tudo isso.

Segundo o IBGE, o Brasil hoje tem mais de 116 milhões de brasileiros conectados à internet, destes, aproximadamente 95% dos entrevistados assumiram que a principal atividade está em aplicativos de mensagens, como Whatsapp, e outros 74% admitiram gastar a maior parte do tempo em redes sociais, sem contar que mais da metade gasta mais de 6 horas por dia na internet e esses números crescem mais a cada dia.

Minha ideia não é ficar discutindo o quê e como as empresas fazem para prender cada vez mais sua atenção, meu objetivo é apenas te fazer refletir o quanto de tempo você gasta hoje em coisas que nem existiam a 10 anos atrás, percebeu porque estamos cada vez mais sem tempo?

Como se divide nosso tempo?

A primeira coisa que você precisa fazer para gerir melhor seu tempo é se conhecer mais, ou seja, saber como você está fazendo, afinal, você nunca vai conseguir mudar de forma genuína se não se conhece o suficiente.

O tempo basicamente é dividido em três tipos: URGENTE, IMPORTANTE e CIRCUNSTANCIAL. Veja o resumo abaixo para entender melhor:

URGENTE

• Feito com pressa;
• Gera estresse;
• Em cima do prazo ou com prazo estourado;
• Se não forem resolvidas desencadeiam outros problemas;
• Podem causar prejuízos financeiros caso não sejam resolvidos;

IMPORTANTE

• Precisa de atenção no curto prazo, caso contrário torna-se URGENTE;
• Gera valor, benefício e/ou resultado;
• Tem prazo para ser resolvido;
• Pode ser adiado até tornar-se URGENTE;

CIRCUNSTANCIAL

• Não gera valor, benefício e/ou resultado;
• Muitas vezes traz a sensação e/ou constatação de perda de tempo;
• Não tem data limite e pode ser adiado sem prejuízo algum;

Vou exemplificar melhor para você: tenho certeza que você vai concordar que todos nós precisamos fazer check up médico de tempos em tempos.

Agora imagina um indivíduo que já tem mais de 45 anos, não pratica atividade física e não se alimenta bem: Não precisa ser médico para afirmar que um check up seria importante para essa pessoa. Notem que falei IMPORTANTE.

Imagine agora que este mesmo indivíduo começou a sentir dores no peito. É apenas uma dorzinha que não o impede de fazer as atividades do dia a dia. Pode não ser nada, mas pode ser um caso grave. Caso ocorra um princípio de infarto, aí sim se torna urgente, pois ele não terá outra opção senão correr para o hospital.

É assim que acontece com nosso dia a dia, vamos adiando coisas importantes, elas se tornam muito importantes e ainda sim deixamos tornar urgentes para resolver, assim como o exemplo que dei, o urgente acaba gastando mais tempo que o importante, sendo mais caro e trazendo mais prejuízos.

O quadro abaixo ilustra a diferença entre o Urgente e o Importante de maneira enfática.

Ao ler o quadro você deve estar pensando: esse cara está dizendo que eu não posso mais encontrar com amigos, assistir ao NETFLIX, navegar nas mídias, telefonemas, mensagens e até reuniões?

NÃOOO, por favor!! Afinal, não somos extraterrestres e nem precisamos nos isolar do mundo, isso é loucura!

O recomendado é dividir seu tempo da seguinte forma:

URGENTE: 20% 

IMPORTANTE: 70%

CIRCUNSTANCIAL: 10%

Claro que isso varia um pouco (e apenas UM POUCO) de pessoa para pessoa.

Como conseguir se organizar?

Agora vão as dicas do milhão para te ajudar a organizar seu tempo.

1º) Reconhecer os ladrões de tempo

Eles são inúmeros em nosso cotidiano e precisamos ter a sensibilidade de reconhece-los e maturidade para administrá-los. Aqui vai os principais exemplos:

• Redes Sociais;
• Whatsapp, direct, Messenger e etc;
• TV;
• Email’s (principalmente aqueles de vídeos, correntes, piadas, propagandas e etc);
• Reuniões sem pauta e/ou objetivo;
• Querer ser multitarefa.

Com relação a este último preciso falar algumas coisas, primeiro é que todos nós assumimos diversas tarefas na nossa vida, seja como pais, como irmãos, filhos, empregados, empregadores, amigos, cidadãos, vizinhos, membros, etc. O problema é que nós temos 24 horas por dia, existe um limite de coisas que podem ser feitas dentro deste tempo.

Digo isso por experiência própria, sou um “assumidor” de novas tarefas, responsabilidades e obrigações de forma compulsiva, preciso me controlar, pois sei que tenho limites e as vezes tenho dificuldades de respeitá-los, então avalie bem quantas tarefas podem assumir e lembre-se: não faça duas coisas ao mesmo tempo, vai por mim, de verdade, não vai ficar bonito e/ou não vai ser bom para você!

2º) Determine ações básicas

Se você realmente quer saber como ter mais tempo e procrastinar menos, tenha em mente que você precisa ser disciplinado com seu tempo:

• 

  Listar tudo que precisa ser feito, logo abaixo vou te deixar dicas de app que te ajudam muito nisso;

• Coloque sua lista em ordem de urgente e importante;
• Decida a próxima ação a ser executada de forma racional;
• Seguir com o planejamento;
• Ser disciplinado e persistente;

Lembre-se: Disciplina é fazer algo que precisa ser feito mesmo quando não se tem vontade de fazer!

3º) Planejamento

Aristóteles dizia que “somos o que repetidamente fazemos. A excelência, portanto, não é um feito, mas um hábito”:

• Avalie o dia que terminou, refletindo sobre o que te roubou mais o tempo;
• Planeje o dia seguinte corrigindo os erros do dia anterior e aperfeiçoando o que deu certo;
• Acompanhe seus prazos;
• Valorize seu tempo;
• Valorize o tempo alheio;
• Faça checklists;
• Mantenha o foco;
• Mantenha o hábito, se ainda não se tornou um, persista até que se torne!
• Determine horários fixos para coisas habituais, como ler e-mails, exercícios físicos, responder whatsapp e até dar aquela olhadinha nas redes sociais;

Agora de lambuja vou te dar umas dicas para conseguir organizar aquelas coisas que estão presentes no nosso dia a dia como checar e-mails e planejar reuniões e os apps que você pode usar para se organizar melhor:

EMAILs

• Manter a caixa de entrada vazia;
• Estipular um tempo e horários para checá-los;
• Sair de listas automáticas de propagandas;
• Se não tem tempo para responder aquilo que precisa de mais atenção, coloque em uma pasta chamada “RESPONDER”

REUNIÕES

• Cuidado com a quantidade de pessoas;
• Se prepare;
• Respeite os horários;
• Tenha objetivos claros;
• Colete, organize e determine as próximas ações, com prazos e responsáveis;
• Documente em atas;

APLICATIVOS

• Google Agenda (para compromissos com hora e data definida, não deixe de colocar até os mais simples, como buscar os filhos na escola, isso vai te ajudar a pensar no que você pode fazer antes ou depois e que seja próximo ou no caminho);
• Google tarefas (aqui você pode listar tudo que precisa ser feito, do urgente ao circunstancial, com subtarefas, anexos, links e etc);
• Wunderlist;
• Evernote;
• Neotriad;
• Remember the milk;

Dicas finais!

Gerenciar melhor seu tempo vai requerer mudanças de hábitos e mudar um hábito é sempre difícil, sugiro que você persista, por pelo menos umas 3 semanas, garanto que valerá a pena!

Tempo é gratuito mas não tem preço, você não pode ser dono mas pode usá-lo e você também não pode guarda-lo mas pode investi-lo!

É a coisa mais importante que você tem, não desperdice!

Uma vez que você tenha perdido JAMAIS terá de volta!

“Podem existir pessoas mais talentosas que você, mas não existe desculpas para qualquer um ter mais dedicação que você!” Derek Jeter

Lembre-se sempre: você é o maior responsável por estar exatamente onde você está hoje e principalmente, dica que vale mais que ouro, você é o único que pode mudar radicalmente sua própria vida! Você pode e deve construir seu futuro ainda no seu presente.

Como o próprio nome já diz, o seu hoje é um presente que a vida lhe dá, aproveite!

SEJA MAIS FORTE QUE SUA MELHOR DESCULPA!

Quer mais dicas sobre produtividade? Leia Este artigo AQUI.

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